Słaby zespół czy słabe zarządzanie?

Często mówi się, że kryzys rynkowy to doskonała okazja, np. aby sprawdzić, na ile Twój produkt jest niezastąpiony dla klientów lub czy Twoja firma jest gotowa na zmianę kierunku. Ale jak upewnić się, że masz skuteczny zespół, przygotowany na trudne czasy?

Posiadanie zwinnego, gotowego na wyzwania zespołu jest ważne zwłaszcza w czasie spowolnienia gospodarczego. To, czy uda nam się przetrwać kryzys, w dużej mierze zależy od: 1) ludzi, których mamy na pokładzie, 2) ich umiejętności, 3) sposobu, w jaki nimi zarządzamy, oraz 4) tego, czy stworzyliśmy kulturę pozwalającą im wykorzystać swoje umiejętności w pełni.

Nawet jeśli jako założyciele, prezesi, C-level, odczuwamy intensywną presję w momencie kryzysu, skuteczny zespół może znacząco ułatwić nam przetrwanie. Pracownicy powinni mieć umiejętności i narzędzia, aby przewidywać, przygotować się na kryzys i go przezwyciężać, a Ty pewność, że masz odpowiednich ludzi, którzy poradzą sobie nawet z ekstremalnymi wyzwaniami.

Ale posiadanie skutecznego zespołu nie polega wyłącznie na zatrudnianiu tzw. A-players (osób postrzeganych jako najlepsze talenty). Kluczem jest właściwe zarządzanie, nawet jeśli zarządzamy ludźmi o różnym stopniu utalentowania, doświadczenia i umiejętności.

Dlaczego w kryzysie najważniejsze jest zarządzanie? 

W jednej z firm, z którymi współpracowaliśmy, efektywność zespołu była tematem nr 1 na liście problemów. Zwłaszcza w jednym zespole, wyniki pracy były znacznie niższe, niż w innych. Powstał konflikt między zespołem a managerem, z którego perspektywy zespół po prostu nie dostarczał zadań na czas lub robił to słabo. Zarząd doszedł do wniosku, że albo ci ludzie nie mają potrzebnych umiejętności albo udają, że pracują w godzinach pracy.

Zauważyliśmy jednak, że pracownicy faktycznie mieli trudności z prawidłowym wykonywaniem swoich zadań. Zmagali się z dużym chaosem, zadaniami rzucanymi ad hoc i brakiem priorytetyzacji, co utrudniało im dostarczanie wysokiej jakości wyników na czas. Ponieważ nie była to duża organizacja, wpływało to również na inne zespoły. Ciągłe poprawianie pracy lub przekładanie terminów obniżało efektywność całej organizacji. Problem nie polegał jednak na tym, że brakowało im umiejętności operacyjnych, lecz na organizacji ich pracy i zarządzaniu.

Zespół pozostawał bez wytycznych. Nie wiedział, jaki jest jego nadrzędny cel ani jak jego praca przyczynia się do osiągania rozwoju organizacji. Zadania były nieodpowiednio rozdzielane – każdy był odpowiedzialny za wszystko, a czasami okazywało się, że ludzie zajmowali się zadaniami, które wykraczały poza ich obowiązki. Managerowie nie ustalali jasnych celów i mierników efektywności pracy ludzi. Słaba wydajność opierała się na subiektywnym wrażeniu, ale w rzeczywistości manager nie delegował i nie rozdzielał zadań w zależności od tego, co dany pracownik mógł faktycznie dostarczyć i co było możliwe do wykonania w określonym czasie. Nie dawano jasnej definicji wykonania zadania, kryteriów sukcesu ani terminów.

W HR Hints wiemy, że właściwy proces zarządzania ludźmi jest niezwykle ważny w czasie kryzysu i decyduje o tym, czy odniesiesz sukces, czy porażkę. Jak każdy inny proces, można go opisać, zmierzyć i wdrożyć za pomocą określonych kroków, aby śledzić postępy. Jeśli zauważysz podobne problemy, jak w powyższym przypadku – zespół nie dostarcza, brak jest jasnych KPI, a Ty zaczynasz rozważać restrukturyzację lub zatrudnianie nowych ludzi, którzy będą wspierać cele biznesowe – najpierw przyjrzyj się, jak obecnie wygląda zarządzanie. 

Jak poprawić zarządzanie zespołami przez managerów?

Na początku warto przeprowadzić diagnozę obecnej sytuacji. W zależności od wielkości organizacji, powinna być ona przeprowadzona przez zarząd lub przez wyższy szczebel managerski. Składa się on z następujących kroków:

1. Zidentyfikuj główne siły napędowe organizacji (np. produkt, sprzedaż, marketing) oraz kamienie milowe, które chcesz osiągnąć.  

Najważniejszą rzeczą, która powinna być podstawą wszelkich działań podejmowanych w firmie, jest wysokopoziomowa strategia i jasno zdefiniowane cele. Gdzie obecnie znajduje się organizacja i gdzie chcemy być? Bez jasnej odpowiedzi na to pytanie szanse na prawidłowe funkcjonowanie zespołu są bardzo niskie. Co więcej, nie będziesz przygotowany na kryzys. Jeśli masz strategię i misję, powinno to przekładać się na kamienie milowe, które chcesz osiągnąć w zakresie produktu, sprzedaży czy usług. Jak każdy z tych elementów przyczynia się do sukcesu? Co należy zrobić w każdym z nich?

2. Poprowadź kluczowy zespół, odpowiadając na te pytania:  

1. Jakie cele chcemy osiągnąć w każdym kwartale w tym roku?  
2. Jakie przeszkody stoją na drodze do osiągnięcia tych celów?  
3. Jakie funkcje są nam potrzebne, aby to osiągnąć i czy mamy je w zespole?  

Na tym etapie nie skupiaj się tak bardzo na poszczególnych pracownikach, jak na samych rolach. Ważne jest, aby być transparentnym i zidentyfikować problemy, które mogą pojawić się podczas osiągania naszych celów, takie jak brak pożądanych umiejętności, zbyt duże obciążenie pracą lub zbyt mała liczba pracowników. Kiedy już zidentyfikujesz funkcje potrzebne do osiągnięcia celów, kolejnym pytaniem powinno być, czy już je masz w organizacji, czy nie. To pomoże Ci stworzyć jasny plan rekrutacji.

3. Spisz listę potrzebnych funkcji i kompetencji.

Jeśli w punkcie 2. zidentyfikujesz braki w zespole, określ, jakiego rodzaju kompetencje i funkcje musisz mieć w organizacji i kiedy najpóźniej dana osoba/grupa osób/zespół powinien zacząć działać.  

Jeśli uznasz, że obecne zasoby ludzkie nie wystarczą, zaplanuj rekrutację. Jednym z błędów popełnianych przez założycieli jest rozpoczęcie procesu rekrutacyjnego zbyt późno – gdy problem narasta i brakuje rąk do pracy. W takim wypadku rekrutacja jest chaotyczna i często kończy się zatrudnieniem niewłaściwej osoby. Właściwe planowanie rekrutacji to klucz do sukcesu. Dzięki jasnej roadmapie zatrudnień jesteś w stanie przewidzieć, kogo i kiedy będziesz potrzebować w swoim zespole.

4. Stwórz plan restrukturyzacji lub zatrudnienia.

Na koniec tworzysz plan przeniesienia obecnych pracowników do ról, które muszą być obsadzone lub planujesz rekrutację.  

Jeśli masz na pokładzie osoby, które mogą zająć się nowymi zadaniami, możesz przeorganizować obecne zespoły i uniknąć rekrutacji. W większości firm, z którymi pracujemy, okazuje się, że zespół już ma potencjał, ale należy go odpowiednio alokować. 

Jeśli to nie wystarczy, trzeba rozpocząć proces rekrutacji. Idealnym rozwiązaniem jest rozpoczęcie procesu 2-3 miesiące przed rzeczywistą potrzebą, co pozwala na unikanie błędów rekrutacyjnych, pośpiechu, a także pozwala wdrożyć nowego pracownika do organizacji przed rozpoczęciem przez niego realizacji przypisanych do roli zadań.

***

Nie zawsze jest tak, że lepsze zarządzanie poprawi jakość pracy i wyniki zespołu. Nierzadko konieczne są rozstania z pracownikami, którzy zostali np. błędnie obsadzeni w danej roli albo zupełnie nie wpasowują się w kulturę organizacji. We wszystkich tych zmianach przyda Ci się wsparcie ekspertów, którzy tego typu procesy (restrukturyzacja, zwolnienia, pomoc managerom, planowanie zatrudnień) przeprowadzali z sukcesem już wielokrotnie.