Jak przeprowadzić zwolnienie pracownika?

Zwolnienia to proces trudny dla wszystkich zaangażowanych w niego stron: przede wszystkim dla osób zwalnianych, ale również dla zwalniających oraz tych, którzy pozostają w firmie. Nierzadko zwolnienia, zwłaszcza grupowe, rzutują na funkcjonowanie czy wizerunek organizacji, wywołując kryzysy i niepotrzebne konflikty. Dlatego do zwolnień warto się odpowiednio przygotować wewnętrznie lub sięgnąć po profesjonalne wsparcie, jak jeden z klientów HR Hints.

Katarzyna Mierzejewska, która w HR Hints wspiera firmy w zarządzaniu pracownikami i budowaniu silnej i pozytywnej kultury organizacyjnej, otrzymała od jednego z naszych klientów prośbę o wsparcie w zakresie przeprowadzenia zwolnień i odpowiedź na kilka pytań. 

- Szybko okazało się, że sytuacja firmy wymaga znacznie bardziej kompleksowego podejścia - wyjaśnia Kasia - Klient potrzebował m.in. szczegółowego planu przeprowadzania zwolnień, kryteriów wyboru osób do zwolnienia oraz strategii i harmonogramu komunikacji. Było to wyzwanie, które wymagało szybkiej i zdecydowanej reakcji, popartej ekspercką wiedzą i solidnym know-how - zaznacza Head of People & Culture.

Po zapoznaniu się ze szczegółami sytuacji i potrzebami organizacja, nasza ekspertka opracowała proces zwolnień podzielony na trzy etapy:

1. Przygotowanie do zwolnień
2. Dzień 0, czyli moment zwolnień
3. Komunikacja i działania po zwolnieniach

‍

Etap pierwszy: przygotowanie do zwolnień

‍

Przygotowania rozpoczęły się od spotkania z founderem, CEO oraz Chief of Staff. W trakcie tego spotkania omówione zostało, co dokładnie trzeba zrobić i w jakiej kolejności. Następnie Kasia stworzyła szczegółową checklistę, która miała stać się podstawą wszystkich działań (checklistę i inne przydatne wskazówki znajdziesz w e-booku widocznym po prawej stronie artykułu).

- W ramach przygotowań przeprowadziłam warsztaty ze wszystkimi co-founderami oraz prawnikiem. W ich trakcie dokładnie omówiliśmy każdy punkt z przygotowanej przeze mnie checklisty, aby upewnić się, że wszystkie aspekty procesu są zrozumiałe i akceptowane przez osoby biorące w nim udział. Następnie odbyło się spotkanie ze wszystkimi headami działów, aby i oni mieli jasny obraz sytuacji oraz tego, co będzie się działo krok po kroku i mogli wyrazić swoje obawy oraz zgłosić ewentualne sugestie - wyjaśnia Kasia.

‍

Etap drugi: dzień 0, czyli czas zwolnień

‍

W dniu zwolnień, zwanym “dniem 0”, osoby wyznaczone po stronie Klienta przystąpiły do realizowania wypracowanego planu działania. Kasia, która odpowiadała za przygotowanie i wdrożenie planu zwolnień po stronie HR Hints była w gotowości, aby odpowiadać na pytania i wspierać proces. Klient mógł w każdej chwili poprosić o jej wsparcie za pośrednictwem Slacka - komunikatora internetowego, uzgodnionego jako najwygodniejsza dla Klienta forma kontaktu i używanego przez niego na co dzień do komunikacji wewnętrznej.  W tym dniu zastosowano starannie zaplanowaną strategię komunikacyjną.

- O 9:00 wszyscy pracownicy otrzymali na Slacku wcześniej opracowany komunikat informujący o nadchodzących zwolnieniach. Osoby, które miały być zwolnione, otrzymały zaproszenia na indywidualne spotkania między 10:00 a 13:00, a pracownicy pozostający w organizacji wiadomość o tym, że ich stanowiska nie są objęte zmianami. Ta jednolita i skoordynowana komunikacja miała na celu zminimalizowanie plotek i spekulacji wśród pracowników - zaznacza ekspertka.

Indywidualne spotkania z osobami wytypowanymi do zwolnień prowadzone były przez managerów, którzy wcześniej przeszli odpowiednie szkolenie i zostali przygotowani przez Katarzynę na różnego rodzaju możliwe scenariusze. Podczas tych spotkań, zwalniane osoby otrzymywały wyczerpujące informacje na temat powodów zwolnienia, warunków rozstania oraz dostępnych benefitów.

- O 14:00 odbyło się spotkanie całej firmy, podczas którego founder wziął na siebie odpowiedzialność za zaistniałą sytuację i wyjaśnił powody zwolnień oraz zapowiedział działania naprawcze. O 15:00 dyrektorowie spotkali się ze swoimi zespołami, aby omówić sytuację i odpowiedzieć na pytania pracowników - wyjaśnia Head of People & Culture.

‍

Etap trzeci: komunikacja po zwolnieniach

‍

Dzięki współpracy z HR Hints Klient był świadomy tego, że zaopiekowanie się pracownikami pozostającymi w firmie jest równie istotne, jak odpowiednie rozstanie się ze zwalnianymi osobami. Dlatego szczegółowo opracowana została także komunikacja po dniu zwolnień, która obejmowała: 

- dostępność zarządu i managerów dla pracowników w razie pytań i wątpliwości
- przeprowadzenie tzw. stay interviews, aby zrozumieć obawy i potrzeby pozostających pracowników
- przedstawienie szczegółowego planu naprawczego na kolejnym spotkaniu całej firmy
- regularne All Hands poświęcone poprawie sytuacji firmy

‍

Dlaczego warto skorzystać ze wsparcia eksperta?

Podejmując określony wysiłek i przeznaczając czas na odpowiednie przygotowanie organizacji do przeprowadzenia zwolnień, można przeprowadzić je we własnym zakresie. Należy jednak mieć na uwadze, że zarówno zwalniane osoby jak i pracownicy pozostając w firmie mogą bardzo różnie reagować na zaistniałą sytuację, zwłaszcza, jeśli zespół jest młody, a managerowie odpowiedzialni za przeprowadzenie zwolnień nie mają odpowiedniego doświadczenia.

Dlatego często kluczowa w procesie jest rola zewnętrznego konsultanta, który potrafi przewidzieć najczęstsze scenariusze i odpowiednio przygotować na nie zespół biorący udział w redukcji etatów. W opisywanym przypadku rola Kasi jako konsultantki obejmowała: 

- spotkanie z founderem, CEO i Chief of Staff w celu ustalenia struktury działań
- stworzenie checklisty i przygotowanie narracji
- warsztaty z co-founderami i prawnikiem
- spotkania z headami działów, aby wszyscy zgadzali się z wdrażanymi działaniami
- asynchroniczna praca nad wiadomościami i przygotowaniem do spotkań All Hands
- przeprowadzenie próbnych spotkań (dry run) z founderami i kierownikami
- bycie na tzw. standby cały dzień zwolnień 

‍

Odpowiednio zaplanowany, wdrożony i przeprowadzony proces przygotowany przez HR Hints pozwolił przejść Klientowi przez niełatwą sytuację profesjonalnie, z zachowaniem szacunku dla zwalnianych osób i z odpowiednim zaopiekowaniem pracowników pozostających w strukturach firmy.

‍