Jak nie popełniać błędów rekrutacyjnych?

Rekrutacja pracowników bywa procesem czasochłonnym. Bywa też problematycznym, bo zatrudnienie do zespołu niewłaściwych osób może pociągnąć za sobą wiele konsekwencji, również finansowych. Dlatego poszukując nowego członka zespołu zdecydowanie warto odpowiednio się przygotować. Jak nie popełniać błędów rekrutacyjnych - podpowiada Norbert Marek, Head of Talent HR Hints.

Czasy, kiedy posady otrzymywali kandydaci pasujący tylko do kryteriów technicznych, ale kompletnie niedopasowani do zespołu, odeszły już do lamusa. Dziś firmy biorą pod uwagę znacznie więcej, niż zawodowe umiejętności osób odpowiadających na ogłoszenie. Zmianie uległ nie tylko sam proces rekrutacji, ale także to, kto go przeprowadza. Coraz częściej organizacje decydują się na zlecenie całego procesu zewnętrznej firmie, która kompleksowo zajmuje się projektem.

- W HR Hints procesy rekrutacyjne dla naszych klientów prowadzimy end to end - mówi Norbert Marek, Head of Talent HR Hints. - Zaczynamy od zdefiniowania persony rekrutacyjnej i propozycji wartości dla kandydatów, jaką oferuje dana firma. W kolejnym kroku dbamy o employer branding pod kątem przygotowania treści ogłoszeń i komunikacji z kandydatami, a finalnie prowadzimy cały proces i wspieramy w decyzjach rekrutacyjnych - wyjaśnia ekspert.

Jednak niezależnie od tego, w czyich rękach leżeć będzie zatrudnienie nowych członków zespołu, warto pamiętać, że proces rekrutacyjny to sytuacja specyficzna, w której rekruterom zdarza się popełniać błędy. 5 najpopularniejszych z nich opisywaliśmy w jednym z poprzednich artykułów blogowych. Dziś skupimy się na tym, jak tych błędów unikać.

Przygotuj się do rekrutacji

Kandydat ubiegający się o pracę nie jest jedyną osobą, która powinna przygotować się do spotkania. Zatrudniając, musimy włożyć sporo w wysiłku w to, by wprowadzić do zespołu odpowiednią osobę. A w jej poszukiwaniach kluczowe wcale nie są kompetencje - choć wiedza i umiejętności są oczywiście ważnym aspektem, równie istotne jest, czy nowy pracownik odpowiednio dopasuje się do osób pracujących w zespole i wartości przyświecających firmie.

- Szacuje się, że koszt niewłaściwego zatrudnienia jest od 9 do 24 razy wyższy od wynagrodzenia danej osoby - podlicza Norbert. - Złe decyzje rekrutacyjne nie tylko marnują czas, pieniądze i zasoby, ale także wpływają na morale pracowników i stanowią duże ryzyko dla kultury organizacyjnej, ponieważ mogą np.: zwiększyć rotację - dodaje.

Dlatego zanim w ogóle rozpoczniemy proces rekrutacji, warto oprócz przemyśleć jakiego kandydata lub kandydatki szukamy zarówno pod względem merytorycznym, jak i inter - i intrapersonalnym i przygotować profil kandydata.

Przygotuj profil kandydata

Profil kandydata to pierwszy element, który pomoże unikać błędów w rekrutacji. Przygotowując go, dobrze wziąć pod uwagę opinie osób z różnych działów, które z daną osobą będą współpracować. Międzydziałowe sformułowanie wytycznych, które znajdą się w ogłoszeniu o pracę czy omówienie zadań rekrutacyjnych sprawi, że rekruter będzie miał szersze spojrzenie na to, jaki człowiek potrzebny jest do sprawnego działania firmy. A pozostali pracownicy poczują się zaangażowani i istotni, co przełoży się na ich motywację do pracy.

- Przygotowując się do określenia persony Kandydata, czyli profilu kandydata idealnego na dane stanowisko, trzeba uwzględnić środowisko, w którym ta osoba będzie się musiała odnaleźć. Dobrze jest odpowiedzieć sobie na pytanie z kim będzie działać i kto będzie rozliczał jej pracę - wyjaśnia Norbert Marek.

I dodaje, że warto także z góry określić skąd będziemy wiedzieć, że wybrana osoba wykonuje swoją pracę w sposób wnoszący do organizacji wartość. 

- Jeżeli tego nie zrobimy, ryzykujemy, że dopiero po jakimś czasie zorientujemy się, że potrzebowaliśmy kogoś innego. Warto jednak pamiętać, że takie podejście nie oznacza sztywnych oczekiwań, które nie mogą się zmieniać. Chodzi, o to, aby dać sobie szansę na świadomy wybór oraz zarządzanie oczekiwaniami swoimi i organizacji - zaznacza Head of Talent.

Dopracuj ogłoszenie rekrutacyjne

Zmieniający się rynek pracy sprawił, że kandydaci przykładają znacznie większą uwagę do tego co i w jaki sposób firmy mówią o sobie w publikowanych ogłoszeniach. “Owocowe czwartki”, “dynamiczny, młody zespół” czy “pozytywna atmosfera” to rzeczy, które zamiast budować pozytywny wizerunek firmy, budzą śmiech i zażenowanie. Zastosowany język i sposób, w jaki opisana zostaje firma wpływają na to, jak kandydaci ją postrzegają. 

Dlaczego dopracowanie ogłoszenia o pracę jest tak istotne? Bo - jak zauważa nasz ekspert - jego pierwszym i nadrzędnym celem jest przykucie uwagi odpowiednich kandydatów. Kolejnym - zdefiniowanie profilu osoby idealnie dopasowanej do danej organizacji, a także roli, jaką ma pełnić nowy pracownik. A w końcu przedstawienie oferty danej firmy, promowanie jej wartości i kultury organizacji.

- Doświadczeni rekruterzy, ale również osoby nieco dłużej szukające pracy są w stanie w ciągu kilku minut znaleźć i wskazać najpopularniejsze szablony ogłoszeń o pracę. Dlatego wyzwaniem nie jest to, co powinno się znaleźć w ogłoszeniu, ale jak to opisać, aby wspierać organizację - podkreśla Norbert. - Pisząc kolejne ogłoszenie, które będzie dokładnie takie samo, jak wszystkie inne, traci się naprawdę wiele. Znaczna część kandydatów, widząc kolejnego lidera w swojej branży, po prostu nie zaaplikuje - zaznacza ekspert.

Dlatego coraz częściej wstępnie napisane ogłoszenie o pracę trafia do osoby odpowiedzialnej za Employer Branding lub marketing, aby odpowiednio zredagowała jego treść. To pozwoli przykuć uwagę tych kandydatów, którzy najlepiej odnajdą się w danej organizacji. Dlatego osoba odpowiedzialna za finalny kształt ogłoszenia, powinna wiedzieć m.in.:

• w jakim stylu powinno zostać napisane
• jak wyeksponować wartości organizacji
• jak wyróżnić się na tle konkurencji
• jak pokazać unikatową wartość dla kandydatów, którą mamy
• dlaczego kandydaci mają aplikować akurat do Nas.

Zadbaj o jednolity proces rekrutacji

Kiedy wiesz już kogo szukasz i w jaki sposób chcesz go lub ją znaleźć, pora przejść do kluczowego etapu rekrutacji, czyli spotkań z wybranymi osobami. Zadbaj o to, by były one jednolite - jeśli z jednym kandydatem lub kandydatką decydujesz się spotkać face to face, z innymi zrób podobnie. Jeśli z kimś planujesz 3 spotkania, z innym nie spotykaj się 5 razy. Złym pomysłem się również dodatkowe zadania, które mogą zakłócić rzeczywistą ocenę danej osoby. Wszyscy kandydaci muszą mieć równe szanse i identyczny proces rekrutacji. Choć brzmi to jako coś oczywistego, wcale takie nie jest - ponad 1⁄3 rekrutacji różni się od siebie w przypadku kandydatów na to samo stanowisko. Jak podkreśla nasz ekspert, powtarzalność procesu to fundament dobrej rekrutacji. 

- Rekrutując wszystkich kandydatów w ten sam sposób przede wszystkim nie narażasz się na błędy poznawcze. Nie zatrudnisz np. osoby tylko dlatego, że widzisz ją twarzą w twarz, bo osoby spotkane na żywo nasz mózg ocenia wyżej, niż ludzi poznanych online - wyjaśnia Norbert. - Identyczny proces rekrutacji umożliwia również porównywanie jabłka do jabłek i gruszki do gruszek, co nie jest tak oczywiste przy niejednolitej formie spotkań, które zmieniają naszą percepcję kandydatów. A mając spisane identyczne pytania dla każdego z kandydatów, nie zgubisz się w procesie i z większym prawdopodobieństwem sprawdzisz właśnie te kompetencje, które wymagają sprawdzenia - zapewnia.

Nie przeciągaj rekrutacji w czasie

Zdarza się, że przy zaniedbaniach na wcześniejszych etapach procesu rekrutacji trudno znaleźć tego jedynego lub jedyną, którego lub którą chcemy zatrudnić. Problematyczne są również zbyt zbyt długie przerwy pomiędzy spotkaniami czy zbyt wiele spotkań weryfikacyjnych. Rekrutacje ciągnące się miesiącami nie tylko negatywnie wpływają na pracę zespołu i jego motywację, ale też odbijają się finansowo na funkcjonowaniu firmy, bo brakuje ogniwa zapewniającego jej efektywne działanie. Przy dynamicznie zmieniających się realiach rynkowych zbyt długa rekrutacja staje się po prostu ryzykowna, bo może oznaczać konieczność zmiany wysokości wynagrodzenia czy ustalonych pierwotnie warunków.

- Łatwo jest nam wpaść w różnego rodzaju mechanizmy wpływu. Wyżej cenimy ludzi, których bardziej lubimy, dlatego, możemy wyżej cenić Kandydata z "którym mamy lepszą energię" zamiast osoby, która lepiej spełnia oczekiwania względem roli. Dlatego tak istotne jest, aby skupiać się przede wszystkim na potrzebach organizacji - zauważa Head of Talent. - Jeśli mając trójkę kandydatów myślimy, że musimy wybrać kogoś spośród nich, to możemy przyjąć złego kandydata. Bo przecież nie każda rekrutacja musi zakończyć się przyjęciem nowego pracownika. Czasem lepiej jest po prostu nikogo nie zatrudnić, zatrzymać proces i go zewaluować. Koszty związane z wdrożeniem i naprawianiem potencjalnego błędu rekrutacyjnego mogą być ogromne. 

‍